في الجهاز الحكومي يعتمد المسؤول صاحب القرار على ملف إعلامي يُعد ويجهز له انطباعات جمهور المستفيدين عن أدائه، ويحوي أهم ما ينشر في وسائل الإعلام عن الجهاز الذي يديره ويشرف عليه.
وإذا لم يحدد المسؤول الأهم والأقل أهمية في ما يتابع أو يترك فستتولى جهة التنفيذ والإعداد وضع خطوط للمهم والأهم من وجهة نظرها طبعاً، وربما تمنع أو تبرز قضية ما لأسباب وعلاقات أو مصالح خاصةٍ،
لكن الأخطر من ذلك على المنشأة والمسؤول أن يكون الملف الإعلامي قناته الوحيدة لمعرفة ما يدور حوله، حينها تتحول مراكز القوى من الإدارة العليا إلى إدارة صغيرة،
وقد يصبح موظف صغير مسيطراً على ما يسمح بالاطلاع عليه وما لا يسمح وهذا ما نشاهده في الواقع في جهات عد لدينا. وحين تقابل مسؤولاً وتتحدث معه تستشف أنه معزول يكتفي بقناة «مفلترة» وحيدة.
ويتطور الأمر لاحقاً إلى أن يكون الملف تقريراً عن الإنجازات الإعلامية، أي ما تمكنت إدارة صناعة الملف الإعلامي من نشره في وسائل الاعلام، وهو في الغالب واجهة رخامية تخفي جداراً متصدعاً. والنصيحة أن يكون للمسؤول أكثر من وسيلة للمتابعة، وإلا فإن مرشده الإعلامي سيوقعه في حفر ومطبات كثيرة.
الملف الصحفي له من اسمه نصيب فهو ملف عن الصحة في اتخاذ القرار